Kunde zahlt Ihre Rechnung nicht? Drei Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Die kritischen Fehler im Umgang mit säumigen Kunden und ausstehenden Zahlungen

So realisieren Sie eine offene Forderung. Meiden Sie diese drei entscheidenden Fehler für einen schnellen Zahlungseingang.

… als ob Sie nichts anderes zu tun hätten. Sie können sich vor Arbeit nicht retten, und jetzt bleibt auch noch die Kundenzahlung aus. Sie wollen alles richtig machen, damit Sie Ihr wohlverdientes Geld erhalten.

Dabei stehen die Chancen nicht schlecht – sofern Sie die häufigsten Fehler vermeiden. Welche das sind und was Sie selbst in der Hand haben, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Lesen Sie die drei häufigsten Fehler und die dazu passenden Tipps im Umgang mit ausbleibenden Kundenzahlungen.

FEHLER 1: Kunde zahlt nicht – ZÖGERN Sie nicht

Experten bestätigen: Je älter die Forderung, desto schwieriger wird es, diese noch vollständig und kostenneutral zu realisieren.

So geht’s nicht:

• Prinzip Hoffnung: Unangenehme Dinge bleiben erstmal liegen. Vielleicht erledigt sich die Sache von selbst.
• Zögerliches Mahnwesen: Mahnungen werden verschickt, wenn die Zeit/Personal dafür vorhanden ist.
• Prinzip „guter Kunde“: Die Befürchtung, einen Kunden zu verlieren, weil Sie ihn an die Geldschulden erinnern. Ein guter Kunde ist auch ein pünktlicher Zahler, oder?

⇒ INKASSO-TIPP ZU 1: Handeln Sie sofort, wenn der Kunde nicht bezahlt

Natürlich schießen Sie nicht mit Kanonen auf Spatzen, das ist doch klar. Werden Sie sofort aktiv, zum Beispiel:

• Kontaktieren Sie ihn per Post, E-Mail oder über Social Media.
• Achten Sie auf kurze, zeitliche Abstände in Ihren Mahnrhythmen. Senden Sie max. 2 Mahnungen.
• Erkundigen Sie sich parallel nach Ihren Möglichkeiten, wenn diese Aktivitäten keinen Erfolg brachten.
• Dokumentieren Sie alles! Wer schreibt, der bleibt, zählt auch heute noch vor Gericht.
• Versuchen Sie ins Gespräch mit Ihrem Schuldner zu kommen.

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FEHLER 2: Inkonsequentes Verhalten animiert den Kunden nicht zur Zahlung

Elternteil zum Kind: „Wenn Du Dein Zimmer nicht aufräumst, kann Tom heute nicht mit Dir ins Schwimmbad.“ Eine Stunde später plantschen die beiden munter im Schwimmbad, während das Zimmer noch immer wie Kraut und Rüben aussieht. Nicht schlimm, aber eben inkonsequent!

Was bedeutet das für Ihre Forderung und Ihren Kunden, der nicht zahlt? Inkonsequentes, nachlässiges Mahnwesen registrieren säumige Kunden sehr schnell. Teilweise wird damit auch taktiert.

Ihr Kunde zahlt die Rechnung nicht – bleiben Sie konsequent und handeln Sie, wie Sie es angekündigt haben.

⇒ INKASSO-TIPP ZU 2: Konsequentes Auftreten, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen

• Zeigen Sie nur Konsequenzen auf, die Sie 3 Tage nach Fristverstreichung auch durchführen werden. Eine „letzte Mahnung“ ist also keine „vorletzte Mahnung.“
• Mahnen Sie bereits 3 Tage nach Fälligkeit (Zahlungserinnerung). Dann in festen Abständen, max. 1-2 Mahnungen.
• Drohen Sie nicht. Zeigen Sie lieber die vermeidbaren Konsequenzen auf.
  Zum Beispiel: „Überweisen Sie den bereits überfälligen Betrag am besten noch heute auf mein Konto. Sparen Sie sich damit erhebliche Mehrkosten in einem Inkassoverfahren.“

Je besser der Kontakt zwischen Lieferanten und Kunden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung bezahlt.

FEHLER 3: Die Verbindlichkeit zur Zahlung fehlt

Auch das bestätigen Experten: je anonymer und unverbindlicher der Kontakt, desto höher ist die Bereitschaft, auch einmal nicht zu zahlen. Das bedeutet für Sie oder Ihre Mitarbeiter:

⇒ INKASSO-TIPP ZU 3: Werden Sie verbindlich – fordern Sie Verbindlichkeit

• Greifen Sie frühzeitig zum Hörer und schaffen Sie im Dialog eine höhere Verbindlichkeit. Achtung: Keine weiteren Zugeständnisse!
• Schreiben Sie Ihrem Kunden eine persönliche E-Mail.
  Dabei verfolgen Sie zwei Ziele: den vollständigen Zahlungsausgleich oder ein kurzfristig terminiertes Telefonat (Video Call).
• Besuchen Sie Ihren Kunden, wenn es die Rahmenbedingungen erlauben.

Fassen wir zusammen: Wenn Ihr Kunde nicht zahlt …

Werden Sie sofort aktiv. Überlegen Sie parallel, was Sie tun können, wenn die Maßnahmen nicht greifen. Bleiben Sie konsequent in der Sache, aber immer freundlich zum Menschen. Nutzen Sie den persönlichen Kontakt. Das stärkt die Verbindlichkeit Ihrer Absprachen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Forderungseinzug.

Fragen oder Wünsche zum Thema: Wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt

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