Das außergerichtliche Mahnverfahren

Sie haben uns den unterschriebenen Inkassovertrag und Inkassoauftrag übermittelt. Im ersten Schritt prüfen wir Ihr Mandat: Liegen alle Unterlagen vor – Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Verträge? Wie sieht die Rechtsgrundlage aus? Ist die Forderung werthaltig? Anschließend legen wir das Mandat in unserem Inkassosystem an, Sie erhalten eine Auftragsbestätigung mit Aktenzeichen (AZ).

Zeitgleich fordern wir Ihren Kunden schriftlich zur Zahlung auf. Wir informieren ihn, dass wir mit dem Forderungseinzug beauftragt sind und dass Kommunikation und Zahlung ab sofort ausschließlich über uns laufen. Diese klare Ansage wirkt: Viele Schuldner reagieren bereits auf das erste Inkassoschreiben.

Das Herzstück der außergerichtlichen Phase ist das Telefoninkasso. Wir suchen konsequent den direkten Kontakt zum Schuldner – sachlich, aber respektvoll. Als neutraler Vermittler klären wir Missverständnisse, ermitteln den Aufenthaltsort, prüfen die Bonität und verschaffen uns ein vollständiges Bild von der Situation. Bleiben unsere Bemühungen erfolglos, leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Ein Online-Mahnbescheid ist schnell erstellt. Wenn man sich strikt an das Formular hält, ist es recht simpel. Unsere Kernarbeit liegt aber in der Vorbereitung und der Nachbereitung. Es ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Antrag erfüllt sind. Zum Beispiel: Stimmen die Stammdaten? Handelt es sich um eine ladungsfähige Adresse? Ist die Forderung berechtigt, oder ist eine Klage sinnvoller? Wie steht es um die Zahlungsfähigkeit des Schuldners?

Sind diese Frage geklärt, beantragen wir elektronisch den Mahnbescheid beim Mahngericht. Die Fristen und Termine werden überwacht, bis wir einen rechtskräftigen Titel in den Händen halten. In der Phase 2 kann es zu Störungen kommen. Möglicherweise legt der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, oder Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid. Genau in diesen Situationen ist es gut, wenn wir an Ihrer Seite stehen. Wir wissen, was zu tun ist.

Die Forderung ist rechtskräftig tituliert. Und weil diese Phase kostenintensiv ist (Gerichtsgebühren, Barauslagen), gehen wir mit viel Umsicht in Zwangsvollstreckung. In einigen Fällen fordern wir den
Schuldner nochmals zur Zahlung, damit zum Beispiel der Gerichtsvollzieher nicht beauftragt werden muss. Im Einzelfall werden weitere Zwangsmaßnahmen eingeleitet, damit der Zahlungsdruck spürbar zunimmt.

Die Vollstreckung ist eine Konsequenz, kein Selbstzweck. Wenn es sinnvoll und erforderlich erscheint, werden wir die geeigneten Maßnahmen ankurbeln. Vermeiden möchten wir in Ihrem Interesse, dass gutes Geld dem Schlechten hintergeworfen wird.

Nicht jede Zwangsvollstreckung führt zum Ziel. Manchmal ist es sinnvoller, den nächsten Vollstreckungsversuch zeitlich zu verschieben, wenn er wirtschaftlich gerade keinen Sinn ergibt. Die Akte geht dann in die Langzeitüberwachung: Wir melden die Forderung bei der Schufa, die Schulden werden dort eingetragen – selbstverständlich DSGVO-konform – und bleiben bestehen. Für den Schuldner bedeutet das spürbare Einschränkungen im Alltag, und genau das bewegt viele irgendwann doch noch zur Zahlung.

Daneben gibt es sogenannte Berufsschuldner, die sich auf das System eingestellt haben und wissen, wie sich Einkommen und Vermögen verschleiern lassen. Das gelingt zum Glück nicht immer – und kostet auch diese Schuldner viel Kraft.